1. Cum se pot adapta modelele de business în era digitală?
Indiferent de industrie, modelele de business vor fi din ce în ce mai mult organizate ca ecosisteme bazate pe date disponibile în cloud, platforme colaborative, aplicații și soluții de eficientizare a afacerii care să le permită să își desfășoare activitatea la parametri normali, indiferent de contextul social (spre exemplu o pandemie), să nu existe sincope în procesele critice ca luarea deciziilor importante, menținerea volumului de vânzări și a randamentului afacerii.
În același timp, business-urile vor trebui să valorifice noile tehnologii, bazate pe analiza datelor, pentru a îmbunătăți și simplifica experiențele clienților.
Un alt aspect este faptul că multe business-uri se vor orienta către mobilitate, vor începe să utilizeze mai mult dispozitive mobile, datele vor fi accesibile în permanență angajaților pentru a-i ajuta să ia decizii mai documentate și de a finaliza procesele mai rapid. În acest sens, există dispozitive mobile performante, adaptate pentru lucrul în medii mai dure, dar mai ales aplicaţii software şi servicii dedicate pentru dispzitive mobile, care asigură cele mai înalte standarde de securitate și care permite digitalizarea integrală şi, implicit, eficientizarea proceselor şi a fluxurilor de activităţi atât la nivelul intern al companiilor, cât şi în relaţiile acestora cu partenerii de afaceri şi cu clienţii.
2. Ce presupune transformarea digitală pentru o companie?
(de ex: 4 elemente care nu pot lipsi din proces)
Un prim element este conectivitatea, o rețea internă la care să aibă acces toți angajații, susținută de disponibilitatea datelor necesare activității fiecăruia.
Apoi este nevoie de soluții de securitate cibernetică, pentru a nu pune în pericol informațiile companiei stocate pe dispozitivele digitale – fie că vorbim despre computere, laptopuri sau dispozitive mobile (telefoane, tablete).
Un alt aspect e legat de exista unor aplicatii care răspund nevoilor de continuitate a activității, de luare a deciziilor importante fără sincope, de menținere a proceselor, a volumului de vânzări și a randamentului la parametri normali.
Transformarea digitală presupune, de asemenea, implicarea și unor resurse umane specializate în domeniul IT, care să instaleze dispozitivele, programele, aplicațiile, să facă un training celor ce urmează a le utiliza etc. Lucrul acesta se poate face intern, dacă există această variantă, sau se poate apela la resurse externe.
După ce aceste minime condiții sunt îndeplinite, lucrurile se pot dezvolta spectaculos, în funcție de nevoi sau de dorințe. Deja putam vorbi despre digitalizare a companiilor la nivel de AI.
3. Cum vedeți procesul de transformare digitală al unei companii?
Compania devine 100% digitală atunci când orice proces de business are un parcurs în format digital, când business-ul devine preponderent paperless.
Acest lucru se referă și la interacțiunea cu partenerii, clienții sau chiar angajatii. Toate interacțiunile într-o companie sau între companii se finalizează cu semnarea unor documente. De aici putem porni, așa că aș putea spune că al doilea pas spre digitalizare este semnarea electronică. Am spus al doilea, pentru că pentru a obține o semnătură electronică este nevoie de identificarea persoanei, care acum se poate face video, în concordanță cu Regulamentul European eIDAS. Așadar, primul pas este identificarea video, care precede obligatoriu emiterea certificatului calificat.
Al treilea pas este arhivarea electronică. După ce am semnat și transmis electronic documentele, acestea urmează a fi arhivate.
Dacă există documente în format fizic, ele trebuie scanate și arhivate într-o arhivă digitală, pe care o poți consulta mult mai ușor și presupune și un cost considerabil mai mic în comparație cu arhivele fizice.
Dematerializare şi flux de lucru 100% digital în companii înseamnă documente create - semnate - transmise - arhivate electronic.
Cine ar trebui sa initieze procesul de digitalizare al companiei?
Depinde de fiecare business. Sper exemplu la nivelul certSIGN, digitalizarea proceselor a venit natural. Noi aveam deja solutii de digitalizare a businessului in portofoliu (semnatura electronică calificată, arhivare electronică, certificate SSL) care răspund nevoilor de siguranță și eficiență ale companiilor și pe care am început să le utilizam în relație cu terțe părți, companii private sau instituții de stat. Spre exemplu, din 2016 semnăm electronic cu valoare legală toate documentele necesare în raport cu Inspectoratul Teritorial de Muncă (contracte de muncă, acte adiționale etc). Apoi am început să convingem din ce în ce mai mulți parteneri de business să semneze electronic contactele. Aș mai mentiona faptul că documentele interne le semnăm electronic de multi ani.
Pentru noi, îndemnul Go paperless! a devenit ceva mai mult decât un tagline de marketing, a devenit un mod de funcționare a companiei.
Există companii în care digitalizarea e inițiată de management (CEO) sau de Directorul IT sau ca răspuns la solicitări din partea membrilor companiei (spre exemplu, Directorul economic care folosește semnătura electronică calificată în raport cu ANAF poate iniția schimbarea și pentru altfel de documente). Cu sigurnață însă, întreaga organizație trebuie să adopte soluțiile de digitalizare și șă înteleagă ca aceasta devine o parte esențială a strategiei unei companii.
Cum pot companiile sa accelereze procesul de digitalizare?
Aș măsura succesul digitalizării prin eficiență, nu neapărat prin rapiditate. Este esențial să gândim procesele de afaceri, interacțiunile si tranzacțiile digitale ca fluxuri. Acest lucru aduce multiple beneficii, inclusiv productivitate crescută, luarea mai rapidă a deciziilor, costuri reduse, clienți multumiti, parteneri implicați. Și la fel de important este să facem apel la cei care au know-how-ul necesar pentru o digitalizare eficientă.
Cat dureaza ca o companie sa implementeze toate sistemele pentru a se numi ca este o companie digitalizata?
Digitalizarea este un proces continuu. Tehnologia evoluează cu rapiditate, iar companiile trebuie să se adapteze. Cele 4 elemente menționate mai sus sunt esențiale. Apoi, fiecare companie își alege instrumentele de digitalizare potrivite domeniului în care activează și le upgradează în permanență.
Nu se poate da un termen clar în care o companie poate fi complet digitalizată, pentru că sunt foarte multe variabile: dimensiunea companiei, numărul de procese pe care le are, deschiderea oamenilor către noutate etc.
De exemplu, dacă într-o companie se implementează flowSIGN, care îți permite digitalizarea fluxului de documente, semnarea lor în format electronic, în maxim o săptămână cu primii utilizatori, procesul digitalizării a început. De aici decurg toate celelalte spre a deveni 100% digitală.
4. Cum poate măsura o companie succesul avut în urma procesului de transformare digitală?
Eficiența digitalizării unei companii se măsoară simplu: în timp și în bani.
Datorită semnăturii electronice de exemplu, semnarea se face extrem de rapid, direct de pe un dispozitiv cum este calculatorul sau chiar și un telefon, fără a mai imprima, trimite, de exemplu un contract la un colaborator cu ajutorul poștei/curierului, ceea ce înseamnă mult timp câștigat, dar și costuri cu toată această logistică.
În ceea ce privește arhivarea, lucrurile stau apoape la fel – o arhivă fizică presupune dedicarea unui spațiu special, cu niște condiții deosebite de păstrare a hârtiei, care se traduce prin cost cu depozitarea (fie că alegi un furnizor specializat, fie că alegi să te organizezi intern. Apoi identificarea unui document anume este mai dificilă – cutii cu praf, timp consumat.
Arhiva electronică este disponibilă on-line într-un centru de date acreditat și poți avea acces la orice document extrem de facil, iar costul este mult mai mic.
În urma unei analize pe care am făcut-o relativ recent, a reieșit o scădere a costurilor cu arhivarea electronică cu 67% față de arhivarea clasică, într-un an, iar în ceea ce privește semnătura electronică, costurile operaționale scad cu 47%.
5. Din punct de vedere al securității, la ce trebuie să se uite companiile pe durata digitalizării?
Potențialul transformării digitale de a oferi valoare unui business este imens, dar la fel este și potențialul pentru noi riscuri de securitate.
Transformarea digitală și securitatea trebuie gândite împreună. Este obligatoriu ca o companie care face pasul către digitalizare să fie preocupată și de protecția datelor și să folosească servicii specializate de securitate care să acopere măsuri de prevenție a incidentelor, de detecție și răspuns rapid în caz de incident.
6. Unde credeți că se poziționează România peste 5 ani din punct de vedere al digitalizării? Atât în sectorul public cât și în cel privat?
Conform indicelui DESI(Digital Economy and Society Index), România se situează pe penultimul loc în clasamentul țărilor Uniunii Europene, ceea ce nu este tocmai ce ne doream, însă pandemia a crescut rata de absorbție a soluțiilor/instrumentelor care contribuie la creșterea digitalizării.
România este o țară cu un mare potențial în ceea ce privește furnizarea de soluții- roboți, automatizări, servicii on-boarding, sisteme de HR etc – acestea fiind doar o parte dintre ”noutățile” din ultima perioadă.
Concluzia este că instrumente avem, tehnologia există, iar numai dacă nu vrem nu vom reuși să evoluăm în acest sens.